Califix COI · Continuous Conflict of Interest Monitoring
No basta con declarar conflictos de interés. Hay que monitorearlos.
Automatiza la gestión completa de conflictos de interés y mantén a tu organización bajo monitoreo continuo durante todo el año.
Una declaración es una fotografía. Califix convierte el proceso en un video.
Un conflicto no visto puede costar US$1,5 millones.
En Anglo American Sur el vínculo siguió después de que el proveedor fue rechazado.
El daño
Un conflicto en un cargo de compra puede costar US$1,5 millones y seguir después de que el proveedor fue rechazado.
En enero de 2025, Anglo American Sur presentó una querella por fraude y conflicto de interés contra su exsuperintendente de Seguridad Vial y Emergencias. La minera estimó el perjuicio en $1.353 millones de pesos, cerca de US$1,5 a 1,6 millones.
Sociedad propia
La querella señala que el esquema se ejecutó a través de Ingeniería SIGCT SpA, sociedad fundada y ligada al propio funcionario.
Compras de emergencia
Entre agosto de 2022 y noviembre de 2024 se emitieron 46 solicitudes de pedido por emergencia, fuera de licitación. La acción estima $1.168 millones en servicios sin respaldo.
El rechazo no cerró la ruta
El sistema marcó a SIGCT con riesgo medio y la rechazó como proveedora. Los pagos continuaron triangulados por Ambipar Response Chile Ltda.
Una declaración de 2022 habría sido una fotografía. El vínculo siguió más de dos años y cambió de empresa cuando el primer control lo bloqueó. El caso está en investigación penal del Ministerio Público.
La mayoría de las empresas sabe cómo pedir una declaración. El problema comienza después.
Una declaración anual muestra la situación de una persona en un momento. Califix recopila la declaración, registra la firma, conserva el PDF, calcula la vigencia y vuelve a abrir el ciclo cuando corresponde.
Solución tradicional
Califix COI
Formulario anual
Declaración + monitoreo continuo
Fotografía
Video
Excel / almacenamiento
Evidencia estructurada
Revisión manual
Seguimiento y señales de atención
Se revisa cuando alguien se acuerda
Vigencia durante todo el año
Difícil reconstruir historial
Audit trail de cada firma
Gestión reactiva
Gestión preventiva
El verdadero riesgo no está solamente en que una persona no declare. Está en que su situación cambie y nadie lo detecte.
Pasar de una declaración anual a un control continuo
El proceso no termina cuando el colaborador declara. Califix mantiene el ciclo activo durante todo el año.
01
Declaración
El colaborador completa la declaración digital.
02
Firma / aceptación
Acepta el texto legal. Quedan fecha, correo e IP.
03
Revisión
Compliance ve el resultado: sin conflicto o con vínculo.
04
Vigencia
La política de renovación calcula el próximo vencimiento.
05
Monitoreo continuo
El padrón permanece vigente, por vencer o vencido.
06
Nueva señal
Pendiente, por vencer, vencida o firmada con conflicto.
07
Nueva campaña
La invitación se reabre. La declaración anterior queda.
08
Control efectivo
El vínculo sigue a la vista. Si cambia de empresa, el control no se cierra con la firma anterior.
Qué incluye Califix COI
Menos administración manual. Más control.
Declaraciones digitales
Centraliza la declaración de cada colaborador, con campaña, seguimiento de firma y resultado.
- Formulario digital de declaración
- Campañas de invitación y reenvío
- Política de renovación por cargo
- Aceptación del texto legal y firma
- Estado de cada persona en el padrón
Firma y trazabilidad
Cada firma queda asociada a una evidencia que se puede volver a abrir.
- Quién declaró
- Cuándo declaró
- Qué declaró
- Qué versión del texto aceptó
- PDF con fecha, correo, IP y hash
Revisión
Compliance distingue las declaraciones sin conflicto de las que informan un vínculo, y conserva el PDF.
- Sin conflicto o con conflicto
- Vínculo, cargo e identificador de la empresa
- Cruce con las contratistas del mandante
- PDF de la declaración
- Historial de la ficha
Alertas
Lo que requiere seguimiento aparece en el padrón y en los reportes, sin esperar a que alguien lo recuerde.
- Declaración pendiente
- Por vencer
- Vencida
- Firmada con conflicto
- Vínculo que coincide con una contratista
Control efectivo
El vínculo sigue a la vista. Si cambia de empresa, el control no se cierra con la firma anterior.
- El vínculo permanece visible todo el año
- La firma anterior no cierra el caso
- El cruce con contratistas se mantiene
- Una nueva empresa vuelve a abrir la revisión
- La declaración previa queda como evidencia
Monitoreo continuo
La declaración ocurre una vez. El monitoreo ocurre todo el año.
La política de renovación define cada cuánto debe volver a firmar cada cargo. El padrón muestra vigente, por vencer o vencida. Cuando el ciclo se cumple, sale una nueva invitación y la firma anterior permanece.
- Declaración
- Vigencia
- Cambio de estado
- Atención
- Nueva revisión
Audit trail
Todo queda registrado.
La plataforma conserva qué se declaró, cuándo se firmó y qué declaraciones anteriores siguen disponibles. Sirve para demostrar después qué ocurrió.
Dashboard de Compliance
Ejemplo
Cobertura de firmas, pendientes, resultado con o sin conflicto, vigencia del padrón y la serie de envíos y firmas en el tiempo. Se puede filtrar por campaña y por cargo.
- Firmados / activos
- 86%
- Pendientes
- 41
- Con conflicto
- 7
- Vigentes
- 312
- Por vencer
- 28
- Vencidas
- 14
Un conflicto puede aparecer después de la declaración. Califix sigue controlando.
Convierte el control de conflictos de interés en un proceso continuo y trazable. Toda la trazabilidad. Todo el año.
Ene
Declaración
Feb
Monitoreo
Mar
Vigencia
Abr
Monitoreo
May
Por vencer
Jun
Monitoreo
Jul
Monitoreo
Ago
Nueva firma
Sep
Monitoreo
Oct
Monitoreo
Nov
Vigencia
Dic
Historial
Para quién es
Chief Compliance Officer
Visibilidad del padrón, de la cobertura de firmas y de la evidencia del programa.
Compliance Manager
Menos planillas. Campañas, reenvíos y vencimientos quedan en un solo ciclo.
Auditoría Interna
Cada firma tiene PDF, fecha y vestigio. Las declaraciones anteriores no se borran.
Legal
El texto aceptado, la versión y el documento firmado quedan asociados a la persona.
Riesgo y gobierno
El control de conflictos vive junto al resto de los módulos de cumplimiento de Califix.
Menos administración manual. Más control.
Menos trabajo administrativo
Reduce formularios sueltos, archivos y el seguimiento manual de quién firmó.
Mayor cobertura
La campaña y la vigencia siguen activas después del cierre anual.
Mayor trazabilidad
La historia de cada declaración queda centralizada, con el PDF de cada firma.
Detección del ciclo
Por vencer, vencida y firmada con conflicto se ven antes de la próxima auditoría.
Preparación para auditorías
La evidencia está ordenada cuando alguien pide reconstruir qué se declaró.
Escala
El mismo ciclo sirve para cientos o miles de colaboradores.
Seguridad y confianza
Califix está trabajando en la certificación ISO 27001.
Control de acceso
El módulo se habilita por permisos: padrón, campañas, declaraciones, política, reportes.
Evidencia protegida
El PDF queda cifrado, sin listado público. Se abre con un enlace de duración limitada.
Trazabilidad
La ficha conserva altas, cambios e invitaciones. Cada nueva firma deja la anterior.
Infraestructura cloud
Cada país opera con su propia base. Disponible en Chile, Perú, Brasil, México y Colombia.
Empieza con un control. Expande a toda tu gestión de Compliance.
COI es uno de los módulos de la plataforma Califix para centralizar y monitorear riesgos de cumplimiento y de terceros. Empieza donde tienes el problema. Expande cuando estés listo.
- Conflictos de interés
- Protección de datos
- Sanciones
- Gestión laboral
- Cadena de suministro
Deja de gestionar conflictos de interés en planillas.
Automatiza la declaración, monitorea los cambios de vigencia y mantén evidencia de todo el proceso durante todo el año.